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Organiser

Un vrai travail, une stratégie

L'organisation des activités de votre association ou de votre entreprise est une activité à part entière. Pour que le temps qui lui est dédié n'empiète pas sur celui que vous souhaitez allouer à la réalisation de vos projets, il est indispensable de s'équiper d'outils permettant une organisation efficace.

De nombreux outils existent pour vous faire gagner du temps et avoir une vision plus claire de la gestion de vos membres, de vos documents, de votre budget, de vos événements et de l'avancement de vos actions.

Les bons outils pour s'organiser efficacement

On peut distinguer les logiciels de gestion associative simple (gestion des adhérent⋅e⋅s, comptabilité) et les logiciels qui permettent d'accomplir plusieurs tâches et s'apparentent à des solutions d'administration et d'animation.

Les premiers sont des logiciels restreints à des tâches précises qu'ils accomplissent exclusivement. Le logiciel Galette, par exemple, est consacré à la gestion des adhérent⋅e⋅s et au mailing. Grisbi ou Kresus sont des logiciels dédiés à la comptabilité personnelle mais peuvent très bien s'adapter à une petite association. Noalyss, quant à lui, est un logiciel en ligne spécialisé exclusivement dans la comptabilité associative ou d'entreprise.

Les seconds sont communément appelés des logiciels de Planification des ressources de l'entreprise (Entreprise Resource Planning, ERP). Ces ERP présentent de multiples avantages pour une association :

  • lorsqu'ils sont spécialisés pour les associations, tels Garradin ou Diacamma, ils permettent la gestion administrative et financière mais proposent aussi des outils en lignes comme le partage de fichiers, des Wiki, de l'archivage, de la gestion d'événements, etc.

  • lorsqu'ils sont spécialisés pour l'entreprise, tels Odoo ou Dolibarr, ils permettent la gestion de stock et de clientèle (ou d'adhérent⋅e⋅s et participant⋅e⋅s), la gestion comptable, la gestion de projet, le mailing et même des sites web.

C'est à vous de définir vos besoins. Néanmoins une mise en garde : en matière de logiciel l'adage « qui peut le plus peut le moins » ne s'applique pas... En effet, tout dépend toujours des compétences de l'utilisateur⋅rice. Aussi il est inutile d'apprendre à vous servir d'un logiciel ERP si vous n'avez besoin que de gérer quelques adhésions et de faire un site web. Mieux vaut deux logiciels qui ne feront qu'une tâche chacun, mais de manière efficace et simple. Inversement, si votre association comporte des milliers d'adhérent⋅e⋅s, que vous organisez des événements de grande ampleur, il est important de former votre personnel aux logiciels ERP.

Organiser ses documents et ses archives

Afin d'assurer un archivage clair de vos données et une classification de vos documents pour les rendre consultables aisément, vous avez tout intérêt à utiliser un outil spécialisé dans le stockage de documents. Les avantages d'un tel outil sont de pouvoir retrouver rapidement un document recherché, éviter d'en perdre, constituer des archives afin de distinguer les documents obsolètes ou actualisés et partager cet espace de stockage avec tou⋅te⋅s les membres de votre structure. Nextcloud est une suite d'outils hébergés sur un serveur, qui vous permet de vous organiser ainsi. Sa fonction principale consiste à stocker et partager des fichiers en ligne ; vous pouvez partager vos documents, ainsi que vos calendriers, vos tâches, vos contacts, etc.

Une gestion fine et simple des droits d'accès permet de choisir avec quel⋅le⋅s membres partager un fichier ou un dossier. Il est aussi possible de rendre public un calendrier d'événements, par exemple.

Enfin, Nextcloud propose de nombreuses extensions pouvant être activées par l'administrateur⋅rice. Elles permettent d'ajouter des fonctionnalités, comme l'intégration de systèmes de messagerie, de sondages, de notes, etc... : vous choisissez ce qui correspond le mieux à vos besoins.

S'organiser dans le temps

Disposer d'agendas partagés avec les membres de votre organisation a de multiples avantages : cela vous permet de centraliser les informations relatives aux événements en un seul endroit, de synchroniser vos rendez-vous et d'éditer collaborativement le calendrier de votre association ou de votre entreprise. NextCloud Agenda est un service proposant toutes ces fonctionnalités, en les connectant à d'autres (gestion de rappels, des contacts, etc.).

Pour organiser vos rendez-vous, l'outil Framadate (framadate.org) vous invite à créer un sondage pour lequel vous pouvez choisir le degré de précision (en jours, heures...) de chaque choix. Framadate permet à chaque personne  participante de sélectionner chaque option souhaitée avec un degré de préférence.

Enfin, Kanban (voir kanboard.net) permet de planifier un projet et d'organiser visuellement les tâches qui le composent. Chaque tâche correspond à une carte placée sur un tableau permettant de suivre l'avancement du projet. Les tâches peuvent être assignées à des membres, indiquer une date d'échéance, être décomposées en listes de sous-tâches... Surtout, le tableau est collaboratif : la personne en charge du traitement d'une tâche la déplace sur le tableau de manière autonome.

S'organiser financièrement

L'outil de gestion comptable Garradin est conçu pour répondre aux besoins des petites et moyennes associations, pour assumer leurs obligations comptables. C'est un outil à la fois complet et simple d'utilisation, qui vous permet d'organiser efficacement le suivi des recettes et des dépenses, la comptabilité à double-entrée et la production des bilans obligatoires. S'organiser avec Garradin, c'est à la fois gagner du temps et assurer pour sa structure une gestion comptable complète et transparente.

De la même manière, avec le logiciel Galette, une bonne organisation des adhérent⋅e⋅s et de leurs cotisations vous permet d'y voir plus clair dans la répartition de votre budget et dans les moyens humains et financiers disponibles. Conçu à partir de l'expérience des associations, Galette est un outil très utile pour gérer les adhésions et les cotisations. Ce logiciel fonctionne comme un service en ligne et permet une gestion collective (chaque membre peut mettre à jour les informations le⋅la concernant).

Adopter de nouvelles habitudes avec des outils libres

En choisissant des solutions libres qui répondent au plus près à un besoin particulier d'organisation, vous vous donnez toutes les chances d'organiser plus efficacement votre activité.

Les solutions libres sont conçues dans un souci d'interopérabilité : vos données restent sous votre contrôle et vous pouvez les récupérer, les transférer et les partager sans obstacle.

Réalisées de manière contributive, les solutions libres traduisent les besoins réels de la communauté d'utilisateur⋅rice⋅s ; et si malgré cela une fonctionnalité vous manque, il vous est possible d'essayer un outil alternatif ou de demander une amélioration à la communauté de développeur⋅se⋅s.

cyberstructure Stéphane Bortzmeyer
Cyberstructure
L'Internet, un espace politique
C&F Éditions 2018